社内コミュニケーションを活性化！エンゲージメントを高める仕掛けづくり

人事担当者の皆さん、こんにちは！「あおもりHRラボ」です。

新型コロナウイルスの流行を機に、多くの企業でテレワークが定着しました。時間や場所に縛られない柔軟な働き方は、従業員の満足度を高める一方で、ある深刻な課題を生み出しています。それは、社内コミュニケーションの希薄化です。

何気ない雑談や、部署を越えた情報共有の機会が減ったことで、従業員同士の繋がりが弱まり、組織の一体感やエンゲージメントが低下してしまうリスクがあります。

しかし、この課題を放置していては、企業の持続的な成長は見込めません。今日の記事では、テレワーク時代に失われがちな社内コミュニケーションを活性化させ、従業員エンゲージメントを高めるための具体的な施策について、人事コンサルタントの視点から解説します。

1. コミュニケーション不足が引き起こす組織の弊害

社内コミュニケーションの不足は、単に人間関係が希薄になるだけでなく、企業の生産性や創造性を著しく阻害する原因となります。ドラッカーは、「コミュニケーションは、組織の機能にとって不可欠な要素である」と述べました。情報共有の遅れや、従業員の孤立感は、組織に様々な弊害をもたらします。

1.1. 組織エンゲージメントの低下

コミュニケーション不足は、従業員が「会社に貢献している実感」や「チームの一員であるという帰属意識」を感じにくくさせます。自分の仕事が全体にどう影響しているかが見えづらくなるため、モチベーションが低下し、最終的には組織エンゲージメントの低下につながります。

1.2. 連携の阻害と生産性の低下

部署間での情報共有が滞ると、業務の重複や手戻りが発生しやすくなります。また、他部署が抱える課題が見えなくなるため、協力体制が築きにくくなります。その結果、業務効率が下がり、組織全体の生産性低下を招きます。

1.3. メンタルヘルス不調のリスク増大

オフィスで顔を合わせていれば気づけた、同僚の些細な変化にも気づきにくくなります。一人で悩みを抱え込みやすくなるため、メンタルヘルス不調のリスクが高まります。従業員が安心して働ける心理的なセーフティネットが失われてしまうのです。

2. オンラインの特性を活かしたコミュニケーション活性化術

テレワークという新しい働き方に対応するためには、オンラインの特性を最大限に活かしたコミュニケーション施策が必要です。ここでは、双方向のやり取りを促し、従業員の繋がりを強化する具体的な手法を紹介します。

2.1. 非公式な交流を促す「バーチャル雑談部屋」の設置

オフィスでの雑談が減ったことで、新しいアイデアや、部署を越えた連携のきっかけが失われました。これを補うために、ビデオ会議ツールに「バーチャル雑談部屋」を常時開放しておきましょう。特定のテーマを設けず、誰でも気軽に出入りできる場にすることで、偶発的なコミュニケーションが生まれ、心理的安全性の向上にも繋がります。

2.2. 「ナレッジシェアリング」を促すITツールの活用

ITツールは、単なる情報共有だけでなく、社内のノウハウやナレッジを共有するための重要なツールです。プロジェクトの進捗やノウハウを気軽に投稿できる社内SNSや、部署横断的なQ&Aサイトを導入しましょう。これにより、組織全体の知識を「見える化」し、誰もが自由に学び、貢献できる文化を醸成できます。

2.3. オンラインランチ会やチームビルディングイベントの定例化

業務とは関係ないところで、従業員同士が交流する機会を意図的に設けましょう。オンラインでのランチ会や、オンラインゲームを使ったチームビルディングイベントを定期的に開催することで、お互いの人柄や趣味を知るきっかけになります。これにより、業務中のコミュニケーションも円滑になり、協力関係を築きやすくなります。

3. オフラインだからこそ生まれる特別な繋がり

オンラインでのコミュニケーションを補うために、オフラインでの交流も忘れてはいけません。リアルで顔を合わせることで、オンラインでは得られない、深い繋がりや信頼関係が生まれます。

H3: 3.1. 部署を越えたシャッフルランチの実施

部署や役職に関係なく、ランダムに選ばれた少人数でランチをする「シャッフルランチ」は、新たな人脈を築くのに非常に効果的です。特に、日頃関わることが少ない他部署のメンバーと話すことで、組織全体の業務理解が深まり、新たな協業のアイデアが生まれることもあります。

3.2. 地域の魅力を活かしたリトリート

テレワークが普及した今、オフィスに集まる意味を再定義する必要があります。人事担当者は、企業の所在地である地域、特に「あおもりHRラボ」が拠点を置く青森のような地方の魅力を活かし、自然豊かな場所でのチームビルディングや、地域貢献活動を取り入れた「リトリート」を企画してみてはいかがでしょうか。場所を変えることで、非日常的な空間が生まれ、社員同士の率直な対話が促されます。

3.3. メンター制度やピアサポートの推進

新入社員や若手社員だけでなく、ミドル世代やベテラン社員も孤立しがちです。社内に「メンター制度」を導入し、定期的に1対1で話せる機会を設けましょう。また、同じような悩みを持つ社員同士が気軽に相談できる「ピアサポート」のコミュニティを設けることも、心理的な安全性を高め、エンゲージメント向上に繋がります。

4. まとめ：コミュニケーションは「管理」から「文化」へ

今日の記事では、テレワーク時代の社内コミュニケーションを活性化させるための具体的な施策を解説しました。

4.1. 人事の役割は「環境づくり」

社内コミュニケーションは、トップダウンで「管理」するものではありません。従業員が自発的に交流し、新たな繋がりを築けるような「文化」や「環境」を創ることが、人事担当者の最も重要な役割です。

4.2. コミュニケーションが創る未来

コミュニケーションは、組織の血流です。従業員同士の信頼関係を深め、組織への帰属意識を高めることで、チームは一つの生命体のように動き始めます。活発なコミュニケーションは、従業員一人ひとりのパフォーマンスを最大化し、組織全体のエンゲージメントを高め、企業の持続的な成長を創り出すのです。